Nutzungsbedingungen

Anbieter

Geschäftsführung: Birgit Großhanten, Jonah Großhanten

Kontakt: info@x-concapps.com · 0157-37312502

1. Geltungsbereich

1.1 Diese Nutzungsbedingungen (nachfolgend „AGB") regeln das Vertragsverhältnis zwischen der X-Concapps GmbH (nachfolgend „Anbieter") und dem Kunden über die Nutzung der Software-as-a-Service-Plattform Cognario, erreichbar unter cognario.de (nachfolgend „Plattform").

1.2 Die Plattform richtet sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne des § 14 BGB, juristische Personen des öffentlichen Rechts und öffentlich-rechtliche Sondervermögen. Ein Vertragsschluss mit Verbrauchern im Sinne des § 13 BGB ist ausgeschlossen. Mit Registrierung bestätigt der Kunde, in Ausübung einer gewerblichen oder selbständigen beruflichen Tätigkeit zu handeln.

1.3 Abweichende, entgegenstehende oder ergänzende Bedingungen des Kunden werden nur dann und insoweit Vertragsbestandteil, als der Anbieter ihrer Geltung ausdrücklich schriftlich zugestimmt hat.

1.4 Nutzer der Plattform im engeren Sinne sind neben dem Kunden auch die von ihm benannten Mitarbeitenden („Teilnehmer"), die an KI-gestützten Interviews teilnehmen. Vertragspartner des Anbieters ist ausschließlich der Kunde.

2. Vertragsschluss

2.1 Die Plattform befindet sich derzeit in einer geschlossenen Einführungsphase. Eine Registrierung ist nur mit einem vom Anbieter ausgegebenen Einladungscode möglich.

2.2 Der Kunde gibt durch Eingabe des Einladungscodes und Absenden des Registrierungsformulars ein Angebot auf Abschluss eines Nutzungsvertrags ab. Der Vertrag kommt zustande, sobald der Anbieter die Registrierung bestätigt oder dem Kunden den Zugang zur Plattform freischaltet.

2.3 Der Kunde ist verpflichtet, bei der Registrierung wahrheitsgemäße und vollständige Angaben zu machen und diese bei Änderungen zu aktualisieren.

3. Leistungsbeschreibung

3.1 Cognario ist eine KI-gestützte Plattform zur Messung der KI-Readiness in Unternehmen. Kernfunktion sind strukturierte, von einer KI geführte Interviews mit Teilnehmenden von jeweils etwa fünf bis zehn Minuten Dauer. Die Antworten werden anschließend entlang von fünf Dimensionen durch ein KI-Modell bewertet; die Ergebnisse werden dem Kunden in aggregierter Form als Bericht bereitgestellt.

3.2 Die Benutzeroberfläche ist in deutscher und englischer Sprache verfügbar. Vertragssprache ist Deutsch.

3.3 Die vom Anbieter bereitgestellten Berichte, Auswertungen und Empfehlungen sind ausschließlich informativer und beratender Natur. Sie stellen ausdrücklich keine psychologische, medizinische, pädagogische, rechtliche, steuerliche oder personalwirtschaftliche Beratung dar. Sie sind insbesondere keine Grundlage für Eignungsdiagnostik im Sinne arbeitsrechtlicher Auswahlverfahren und kein Ersatz für qualifizierte Fachberatung.

3.4 Entscheidungen, die der Kunde auf Grundlage der Berichte trifft – insbesondere personal-, organisations- oder investitionsbezogene Entscheidungen – liegen ausschließlich in seiner Verantwortung. Der Kunde ist verpflichtet, die Ergebnisse kritisch zu prüfen und durch menschliches Urteilsvermögen zu ergänzen.

3.5 Der Anbieter kann einzelne Funktionen der Plattform jederzeit weiterentwickeln, anpassen oder ersetzen, soweit dies für den Kunden zumutbar ist und der vertragliche Leistungszweck nicht wesentlich beeinträchtigt wird.

4. Nutzungsrechte

4.1 Der Anbieter räumt dem Kunden für die Dauer des Vertrags ein einfaches, nicht ausschließliches, nicht übertragbares und nicht unterlizenzierbares Recht zur bestimmungsgemäßen Nutzung der Plattform ein.

4.2 Eine Weitervermietung, Weiterlizenzierung oder entgeltliche Überlassung der Plattform oder einzelner Funktionen an Dritte ist ohne vorherige schriftliche Zustimmung des Anbieters unzulässig. Die Nutzung durch Teilnehmende des Kunden im Rahmen des vertraglichen Zwecks gilt nicht als Überlassung an Dritte.

4.3 Mit Beendigung des Vertrags erlöschen sämtliche Nutzungsrechte. Die Rechte aus Ziffer 10.3 (Datenexport und -löschung) bleiben unberührt.

5. Pflichten des Kunden

5.1 Einwilligung der Teilnehmenden. Der Kunde hat vor dem Versand von Interview-Einladungen an Mitarbeitende eine wirksame, informierte und freiwillige Einwilligung der betroffenen Teilnehmenden einzuholen, soweit dies datenschutzrechtlich erforderlich ist. Der Kunde stellt sicher, dass die Teilnehmenden über Zweck, Umfang, Dauer und Empfänger der Datenverarbeitung sowie über ihr Widerrufsrecht informiert sind.

5.2 Mitbestimmung. Der Kunde ist dafür verantwortlich, bestehende Mitbestimmungsrechte der Arbeitnehmervertretung zu wahren. Die Einführung und Anwendung der Plattform kann, insbesondere wegen der Verarbeitung personenbezogener Leistungsdaten, Mitbestimmungsrechte nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG auslösen. Der Kunde hat vor dem produktiven Einsatz die erforderlichen Vereinbarungen mit dem Betriebsrat herbeizuführen, sofern ein solcher existiert.

5.3 Datenqualität. Der Kunde ist für die Richtigkeit, Vollständigkeit und Aktualität der auf der Plattform hinterlegten Mitarbeiter- und Organisationsdaten verantwortlich.

5.4 Zugangsdaten. Der Kunde hat seine Zugangsdaten vertraulich zu behandeln und vor dem Zugriff Dritter zu schützen. Bei Verdacht auf missbräuchliche Nutzung ist der Anbieter unverzüglich zu informieren.

5.5 Unzulässige Nutzung. Der Kunde verpflichtet sich, die Plattform nicht missbräuchlich zu verwenden. Unzulässig sind insbesondere:

• Versuche, die Plattform oder deren zugrundeliegende KI-Modelle zurückzuentwickeln (Reverse Engineering), zu dekompilieren oder ihre Funktionsweise auf andere Weise offenzulegen, soweit nicht zwingende gesetzliche Bestimmungen dies erlauben;
• das automatisierte oder systematische Abgreifen von Inhalten, Prompts, Ausgaben oder Interviewtranskripten zum Zweck des Trainings eigener oder fremder KI-Modelle;
• Angriffe auf die Verfügbarkeit, Integrität oder Vertraulichkeit der Plattform;
• die Nutzung der Plattform zu rechtswidrigen Zwecken.

6. KI-generierte Inhalte

6.1 Die Plattform nutzt große Sprachmodelle zur Durchführung der Interviews und zur Bewertung der Antworten. Ausgaben generativer KI können unvollständig, fehlerhaft, verzerrt oder irreführend sein („Halluzinationen") und sind von Natur aus nicht deterministisch.

6.2 Der Kunde nimmt zur Kenntnis, dass Einzelbewertungen und Formulierungen in den Berichten Schwankungen unterliegen können und keine exakten Messwerte im technisch-naturwissenschaftlichen Sinne darstellen.

6.3 Der Kunde ist verpflichtet, Ergebnisse vor einer weitergehenden Verwendung auf Plausibilität zu prüfen. Die Haftung des Anbieters für Entscheidungen, die der Kunde im Vertrauen auf KI-generierte Ausgaben trifft, richtet sich nach Ziffer 11.

7. Datenschutz und Auftragsverarbeitung

7.1 Im Rahmen der Nutzung der Plattform verarbeitet der Anbieter personenbezogene Daten der Teilnehmenden im Auftrag und nach Weisung des Kunden. Der Anbieter handelt insoweit als Auftragsverarbeiter im Sinne des Art. 28 DSGVO; der Kunde ist datenschutzrechtlich Verantwortlicher im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DSGVO.

7.2 Die Parteien schließen auf Anforderung des Kunden einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach Art. 28 DSGVO ab. Solange ein solcher nicht geschlossen ist, gelten die wesentlichen Pflichten aus Art. 28 DSGVO ergänzend zu diesen AGB.

7.3 Ergänzende Informationen zur Verarbeitung personenbezogener Daten, insbesondere zu Zwecken, Rechtsgrundlagen, Speicherdauer und Betroffenenrechten, ergeben sich aus der Datenschutzerklärung des Anbieters.

7.4 Dateninhaberschaft. Sämtliche vom Kunden oder den Teilnehmenden eingegebenen Daten, Interviewtranskripte und daraus unmittelbar abgeleiteten Auswertungen bleiben dem Kunden zugeordnet. Der Anbieter erwirbt hieran keine eigenen Nutzungsrechte, die über den vertraglich erforderlichen Umfang hinausgehen.

7.5 Anonymisierte Nutzung. Der Anbieter ist berechtigt, aus der Nutzung der Plattform gewonnene Daten in anonymisierter, nicht auf natürliche Personen oder einzelne Kunden rückführbarer und aggregierter Form zu Zwecken der Qualitätssicherung, der statistischen Auswertung sowie der Weiterentwicklung der Plattform und der zugrundeliegenden Modelle zu verwenden. Eine Verwendung identifizierbarer Inhalte zu Trainingszwecken findet nicht statt.

8. Verfügbarkeit

8.1 Der Anbieter bemüht sich um eine möglichst unterbrechungsfreie Verfügbarkeit der Plattform, schuldet diese jedoch während der Einführungsphase nicht. Eine verbindliche Verfügbarkeitszusage (Service Level Agreement) besteht nicht.

8.2 Der Anbieter ist berechtigt, die Plattform zu Wartungszwecken, für Sicherheitsupdates oder zur Fehlerbehebung vorübergehend außer Betrieb zu nehmen. Geplante Wartungsarbeiten werden, soweit zumutbar, mit angemessenem Vorlauf angekündigt.

8.3 Der Kunde akzeptiert, dass während der Einführungsphase Ausfälle, Fehlfunktionen und Änderungen häufiger auftreten können als im späteren Regelbetrieb.

9. Vergütung

9.1 Die Nutzung der Plattform erfolgt entgeltlich. Vergütung, Leistungsumfang und Zahlungsmodalitäten ergeben sich aus einem individuellen Angebot des Anbieters, das der Kunde vor Vertragsschluss in Textform annimmt. Maßgeblich sind die im jeweiligen Angebot vereinbarten Konditionen. Da die Plattform personenbezogene Daten im Auftrag des Kunden verarbeitet, ist mit dem Abschluss des Nutzungsvertrags zugleich der Abschluss eines Auftragsverarbeitungsvertrags nach Art. 28 DSGVO gemäß Ziffer 7.2 erforderlich.

9.2 Sofern im Angebot nicht abweichend geregelt, sind Rechnungen innerhalb von vierzehn (14) Tagen nach Rechnungsstellung ohne Abzug zur Zahlung fällig. Alle Preise verstehen sich zuzüglich der gesetzlichen Umsatzsteuer.

9.3 Ergänzende kostenpflichtige Leistungen (z. B. Implementierungsunterstützung, Workshops, individuelle Auswertungen, zusätzliche Schulungen) werden auf Basis gesonderter Angebote beauftragt und gesondert abgerechnet.

9.4 Wurde dem Kunden vor Inkrafttreten dieser Fassung dieser Nutzungsbedingungen ein unentgeltlicher Testzugang oder eine kostenfreie Einführungsphase gewährt, bleibt dies für den vereinbarten Zeitraum unberührt; ein Anspruch auf Fortsetzung der unentgeltlichen Nutzung über den vereinbarten Zeitraum hinaus besteht nicht.

10. Laufzeit und Kündigung

10.1 Der Vertrag beginnt mit der Freischaltung des Zugangs und wird auf unbestimmte Zeit geschlossen, soweit nicht im Einzelfall etwas anderes vereinbart ist.

10.2 Der Vertrag kann während der Einführungsphase von beiden Parteien mit einer Frist von vierzehn (14) Tagen zum Monatsende in Textform gekündigt werden. Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt.

10.3 Nach Beendigung des Vertrags stellt der Anbieter dem Kunden für einen Zeitraum von dreißig (30) Tagen die Möglichkeit zum Export seiner Daten in einem gängigen maschinenlesbaren Format bereit. Nach Ablauf dieser Frist werden sämtliche dem Kunden zugeordneten personenbezogenen Daten gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

11. Haftung

11.1 Der Anbieter haftet unbeschränkt für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit sowie für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit.

11.2 Bei leichter Fahrlässigkeit haftet der Anbieter nur bei Verletzung einer wesentlichen Vertragspflicht (Kardinalpflicht), deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrags überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Kunde regelmäßig vertrauen darf. Die Haftung ist in diesem Fall auf den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden begrenzt.

11.3 Die Haftung des Anbieters nach Ziffer 11.2 ist der Höhe nach auf die vom Kunden im letzten Vertragsjahr gezahlte Vergütung, mindestens jedoch auf EUR 1.000, begrenzt. Wird die Plattform im Rahmen eines unentgeltlichen Testzugangs oder einer kostenfreien Einführungsphase bereitgestellt, gilt der Mindestbetrag von EUR 1.000 als Haftungshöchstgrenze.

11.4 Eine Haftung für mittelbare Schäden, Folgeschäden, entgangenen Gewinn, entgangene Einsparungen, Ansprüche Dritter sowie für Datenverluste, die über den Aufwand hinausgehen, der bei ordnungsgemäßer Datensicherung durch den Kunden zu deren Wiederherstellung erforderlich gewesen wäre, ist im Rahmen des nach Ziffer 11.1 und 11.2 gesetzlich Zulässigen ausgeschlossen.

11.5 Der Anbieter haftet nicht für Schäden, die daraus resultieren, dass der Kunde Entscheidungen ausschließlich auf Grundlage von KI-generierten Ausgaben trifft, ohne die in Ziffer 3.4 und 6.3 vorgesehene menschliche Prüfung vorzunehmen.

11.6 Die Haftung nach dem Produkthaftungsgesetz sowie aufgrund der Übernahme einer Garantie oder ausdrücklich zugesicherter Eigenschaften bleibt von den vorstehenden Regelungen unberührt.

11.7 § 536a BGB findet auf den Vertrag keine Anwendung; insbesondere ist eine verschuldensunabhängige Haftung für anfängliche Mängel ausgeschlossen.

12. Gewährleistung

12.1 Die Plattform wird während der Einführungsphase im jeweils aktuellen Entwicklungsstand ohne Zusicherung einer bestimmten Beschaffenheit und ohne Gewährleistung („as is") bereitgestellt.

12.2 Der Anbieter bemüht sich nach besten Kräften, gemeldete Fehler zu analysieren und in angemessener Frist zu beheben. Ein Anspruch des Kunden auf Fehlerbehebung innerhalb einer bestimmten Frist besteht während der Einführungsphase nicht.

12.3 Ziffer 12.1 und 12.2 schränken die zwingende Haftung nach Ziffer 11 nicht ein.

13. Geheimhaltung

13.1 Die Parteien verpflichten sich, alle im Rahmen der Vertragsdurchführung bekannt werdenden Informationen der jeweils anderen Partei, die als vertraulich gekennzeichnet sind oder ihrer Natur nach als vertraulich anzusehen sind, geheim zu halten, nicht an Dritte weiterzugeben und ausschließlich zu Zwecken der Vertragsdurchführung zu verwenden.

13.2 Die Geheimhaltungspflicht gilt nicht für Informationen, die

• der empfangenden Partei bereits vor Mitteilung nachweislich bekannt waren,
• allgemein bekannt sind oder ohne Verschulden der empfangenden Partei bekannt werden,
• der empfangenden Partei von einem berechtigten Dritten ohne Geheimhaltungsverpflichtung offenbart wurden, oder
• aufgrund gesetzlicher oder behördlicher Anordnung offenzulegen sind.

13.3 Die Geheimhaltungspflicht besteht für die Dauer des Vertrags und drei (3) Jahre über dessen Beendigung hinaus fort.

14. Änderungen der Nutzungsbedingungen

14.1 Der Anbieter ist berechtigt, diese AGB mit Wirkung für die Zukunft zu ändern, soweit dies zur Anpassung an veränderte rechtliche oder technische Rahmenbedingungen oder zur Weiterentwicklung der Plattform erforderlich ist und den Kunden nicht unangemessen benachteiligt.

14.2 Änderungen werden dem Kunden mindestens vier (4) Wochen vor Inkrafttreten in Textform mitgeteilt. Die Mitteilung enthält einen Hinweis auf die geänderten Klauseln, das Datum des Inkrafttretens, das Widerspruchsrecht sowie die Folgen einer unterbliebenen Erklärung.

14.3 Widerspricht der Kunde den Änderungen nicht innerhalb von vier (4) Wochen ab Zugang der Mitteilung in Textform, gelten die Änderungen als angenommen. Widerspricht der Kunde fristgerecht, ist der Anbieter berechtigt, den Vertrag mit einer Frist von vier (4) Wochen zum Monatsende zu kündigen.

15. Schlussbestimmungen

15.1 Auf diesen Vertrag findet ausschließlich das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts (CISG) und unter Ausschluss der Regeln des internationalen Privatrechts, soweit dispositiv, Anwendung.

15.2 Ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus und im Zusammenhang mit diesem Vertrag ist Recklinghausen, soweit der Kunde Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen ist. Der Anbieter ist berechtigt, den Kunden auch an dessen allgemeinem Gerichtsstand zu verklagen.

15.3 Änderungen und Ergänzungen dieses Vertrags bedürfen der Textform. Dies gilt auch für die Änderung dieser Textformklausel.

15.4 Sollten einzelne Bestimmungen dieses Vertrags ganz oder teilweise unwirksam, nichtig oder undurchführbar sein oder werden, so wird hierdurch die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen nicht berührt. Anstelle der unwirksamen, nichtigen oder undurchführbaren Bestimmung gilt diejenige wirksame und durchführbare Regelung als vereinbart, die dem wirtschaftlichen Zweck der ursprünglichen Bestimmung am nächsten kommt. Entsprechendes gilt für etwaige Vertragslücken.